内容証明郵便の出し方

内容証明の文章が規定どおり完成したらこれを発送する事になりますので以下を参考にして下さい

1.提出先

内容証明郵便を取り扱う郵便局は郵便物の集配事務を行う郵便局か地方郵政局長の指定した郵便局に限られます。(特定郵便局などでは取り扱われていません。)

2.持参するもの

内容証明郵便・必要通数
作成した内容証明郵便及び謄本2通。(同一内容の文書を複数の受取人に宛てる場合はその人数分の謄本が必要です。)
差出人・受取人の住所・氏名を記載した封筒
封筒は封をせずに郵便局までご持参ください。
印鑑
郵便局で訂正の指摘を受けた時や契印漏れの際に使用する場合があるので必ずご持参する。
所定の手数料

3.配達証明

配達証明とは内容証明郵便が間違いなく宛先人に届いた(受け取った)という事を郵便局が証明してくれるものです。
確かに内容証明郵便は差し出した郵便物がいつどういう内容のものを郵送したかと言うことは証明されますが、それだけでは、相手方がそんなものは知らないよ、受け取った覚えはないといわれてしまうと、それまでとなってしまうことを防止するために、配達証明を付けることになります。この配達証明があれば、間違いなく相手方に内容証明郵便が届いたと言う証拠になりますので、相手方が知らないよという事を防止することが出来ます。

4.料金

内容証明料金 文書1枚につき420円、1枚増えるごとに250円加算
書留料金 420円(損害賠償額10000円まで)
通常郵便料金 80円(25gまでの定形郵便物)
配達証明料金 300円(差出時)、420-円(差出後)
速達料金(希望すれば) 270円(250gまでの通常郵便物)
※ 内容証明郵便・配達記録郵便は書留にした場合のみ取扱う事とされているため、書留料金が必要となります。
内容証明郵便に関する手数料は以上のようになっています。内容証明郵便を配達証明つきで出すには最低でも1220円(420円+420円+80円+300円)が必要となります。

5.提出までの流れ

内容証明を作成したら、内容証明郵便を取り扱っている郵便局へその内容証明と謄本を持参します。郵便物を窓口へ提出する際には配達証明をつける事を忘れないで下さい。。
窓口では、郵便局員が受取人に郵送する文書とその謄本を照合して、同一内容であるか確認されます。
内容同一と認められると、内容証明正本と各謄本に差出年月日などのスタンプ印が押され、さらに通信日付印が押印されます。
郵便局では謄本のうち1通を保管し、残りの1通を差出人へ戻します。そして受取人に郵送する内容証明は郵便局の係員立合いのもと、封かんをしたうえで、郵送することになります。差出人には郵便物の受領証が交付されます。
以上で、内容証明郵便の提出に関する手続きは終了ですが、最後に受け取った受領証は謄本の再請求の際などのときに必要となりますので、大切に保管します。

6.提出後

配達証明書
配達証明をつけた場合は、郵便物が配達された後に、何月何日にそれを配達したか書かれたハガキ( 配達証明書)が送られてきます。この配達証明書が相手方が郵便物を受け取ったという証拠となりますので大切に保管します。
保管すべき書類
・内容証明郵便の謄本
・郵便物受領証
・配達証明書
・その他関係書類(クーリングオフの際の契約書等)
謄本の閲覧等
内容証明郵便の差出人は謄本の保存期間である5年間に限り、差出郵便局で郵便物受領証を提示すると謄本の閲覧ができます。その際には、謄本閲覧料420円が必要です。
また、郵便局長の証明文言の記載された差出人保管用の謄本を紛失したり、証明文言のある謄本を再度もらいたいときは、差出郵便局で郵便物受領証明書を提示し、謄本を提出すると郵便局長名の証明文言を記載する規定になっています。
さらに配達証明として出した郵便物は、郵便物を出した後でも差出日から 1年以内に限り、差出郵便局に郵便物受領証を提出すると、再度配達証明を出してもらえます。

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